DEPARTAMENTOS DE IMPORTACIONES

Los departamentos de importaciones suelen ser una de las áreas más críticas para el proceso logístico de cualquier empresa. Este departamento debe ajustar sus tiempos de operación de una manera eficiente que, en todo caso, contribuya a mejorar la satisfacción del cliente final. Para ello, resulta fundamental contar con la colaboración de los proveedores de servicios logísticos de la empresa. Una de las labores claves del director de la cadena de suministro de la empresa consiste en generar una estrategia conjunta a través de reuniones de trabajo en las que queden establecidas las condiciones de entrega y el desarrollo de las operaciones que deben ser controladas en base a la medición de KPIs que permitan conocer tanto el funcionamiento de dichas operaciones como las responsabilidades de cada una de las partes implicadas.

Dentro de los acuerdos que deban establecerse, son de especial importancia los tiempos en los que deben ejecutarse las actividades. Por ejemplo, en el caso de los Forwarders, el embarque de la mercancía no debe superar un periodo de cinco días contados a partir del momento en el que se reciba e informe de disponibilidad de las mercancías en el almacén de origen. Además, deben adquirir el compromiso de entrega de la documentación original en el mismo día en el que las mercancías lleguen al país de destino. Este aspecto es clave para poder acceder al trámite de importación en la aduana. Por otra parte, la disponibilidad del transporte interno debe ser inmediata para sacar la mercancía del recinto aduanero y trasladarla al almacén de destino de la empresa importadora dentro de los horarios establecidos. Este aspecto, también es fundamental por dos motivos: (a) evitar retrasos en la entrega de la mercancía al cliente final, y (b) evitar los costes de depósito en el recinto aduanero por demoras del porte.

Evidentemente, la manera de gestionar de forma eficiente los tiempos de las operaciones consiste en disponer de un sistema de planificación tipo ERP que, a su vez, deberá disponer la información necesaria de otros departamentos como el de inventarios, compras y contabilidad, gestión de almacenes, gestión de sistemas y, por supuesto el de gestión de clientes que también suele disponer de un sistema CRM. En todo caso, resulta especialmente importante llevar a cabo un control exhaustivo de los KPIs mediante revisiones mensuales para detectar los problemas existentes en el proceso de importación, planificar la eliminación de dichos problemas o, en su caso, modificar los proveedores ineficientes para futuras operaciones de tender.

En general, los tiempos razonables establecidos para un departamento de importaciones transoceánicas dependen del modo de transporte seleccionado. En el caso de la tramitación de importaciones aéreas, tanto normales como courier, las mercancías deben legalizarse el mismo día en el que lleguen al país de destino y ser entregadas en el almacén de la empresa al día siguiente. En el caso de la tramitación de importaciones por vía marítima, la legalización de las mercancías suele realizarse de manera anticipada con tres días de antelación como mínimo. Este sistema de gestión sólo es posible cuando la naviera realiza la gestión directa, por lo que resulta fundamental un contacto continuo entre la naviera y la empresa importadora para realizar esta gestión. Una vez que las mercancías llegan a puerto, en función de la capacidad de la aduana, los contenedores pueden despacharse de manera inmediata o, bien ingresar en un depósito temporal para su posterior despacho. En otras palabras, la tramitación y entrega en los almacenes de la empresa, por vía marítima, puede prolongarse un máximo de tres días a contar desde el atraque del carguero en el puerto de destino.

En definitiva, a modo de ejemplo, para expediciones que tuviesen como origen un país europeo y un destino situado en el interior de Centroamérica, los pedidos courier suelen realizarse bajo la fórmula de entrega directa en el destino final (DAP) con un flete aéreo y pueden tener una duración total estimada de unos 4 días como máximo. En el caso de los pedidos normales por vía aérea, la fórmula más empleada sería la de coste y flete (CFR), lo que supone una duración total del orden de unos 6 días como máximo, mientras que las expediciones por vía marítima, bajo la fórmula de coste y flete (CFR) supondrían una duración de la operación del orden de unos 33 días como máximo.

También es importante la gestión administrativa de los pedidos que deben liquidarse en función de los gastos que se hayan generado durante el proceso de importación. En este sentido, la tramitación de las facturas tanto nacionales como internacionales no suele depender del departamento de importaciones, sino que depende del departamento de contabilidad. Sin embargo, la gestión de datos relativos a estas facturas generadas a partir de la orden de compra depende exclusivamente del departamento de importación, por lo que resulta esencial disponer de un proceso automatizado para poder correlacionar los datos y el número de parte con la factura, así como las fechas previstas para realizar la operación logística. Los “lead time” representan un punto clave en el seguimiento de la operación y deben constituir uno de los KPIs del cuadro de mando integral.

Llegados a este punto, también resulta importante mencionar los procesos de segregación de las órdenes de compra en varios pedidos. Este es un aspecto bastante complejo, ya que si se espera a que la orden de compra se complete, los números de parte de todos los pedidos estarían incluidos dentro de la misma orden de compra, lo que supondría desembolsos más cuantiosos y posibles demoras. Por ello, para grandes volúmenes de importación (con varios pedidos), resulta conveniente establecer un acuerdo con la empresa de origen para dividir la orden de compra en no más de dos o tres pedidos, posibilitando así un ahorro en los costes aduaneros, la agilidad en la obtención de certificados de origen EUR 1, o el poder acogerse a las preferencias arancelarias de los acuerdos comerciales multiparte firmados por los países de origen y destino.

En definitiva, resulta esencial consolidar una base de datos robusta con todos los números de parte, con las partidas arancelarias vigentes y con las posibles modificaciones. Esto permitirá ejecutar proyecciones para futuras operaciones y calcular en cualquier momento los posibles costes de la operación.

Este post ha sido generado desde el Grado en Transporte y Logística UCJC. Si está interesado, conozca nuestro plan de estudios