Tomorrowland, sin duda uno de los eventos más importantes, multitudinarios y esperados del verano capaz de concentrar más de 300 mil personas entorno a la música electrónica. Desde 2005, este festival que se celebra en la ciudad de Boom en Bélgica, ha ido creciendo en importancia y fama mundial, hasta el punto que en la última edición se han previsto dos episodios durante los dos últimos fines de semana de julio (del 20 al 23 y del 27 al 30). La repercusión es de tal calado que se han previsto conexiones en directo desde siete países (Taiwan, Israel, Malta, España, Alemania, Dubai, Korea del sur), en los que se reproduce el evento simultáneamente bajo la fórmula Unite (building bridges and uniting the world).
La logística del evento ha requerido de un sistema de venta mundial sincronizado cuya duración se ha completado en cuestión de minutos. La puesta en escena es equivalente a la de un cuento de hadas en el que se combinan atracciones, alojamiento para disfrutar durante cinco días (acampadas, tiendas oficiales del festival, habitaciones dobles o incluso alojamiento vip), merchandising, servicios, luz, sonido y, por supuesto, la experiencia de la música electrónica de la mano de más de 250 artistas.
La planificación del evento requiere la organización de un cronograma a un año vista, casi desde que finaliza el certamen anterior. Habitualmente, la campaña se lanza a partir de la publicación de los “videos aftermovie” del festival anterior. Gracias a las redes sociales, la comunicación se convierte en casi instantánea en pocas horas y seguidamente se anuncia el periodo de registro para la adquisición de entradas de la próxima edición. Las entradas se ponen a la venta simultáneamente en todo el mundo mediante acceso electrónico y suelen agotarse en unos pocos minutos.
La experiencia comienza con la recepción física de las entradas en el domicilio. Para el proceso de registro y distribución de la documentación, en esta última edición se han diseñado unas cajas de música que contienen tanto el programa detallado del evento como los planos con los accesos, así como una pulsera que se activa de manera electrónica mediante el acceso a una cuenta personal en una de las redes sociales oficiales del evento. ver video
Evidentemente, el diseño es tan espectacular como funcional y en él se detallan los elementos más relevantes: el sistema de registro, el procedimiento de alojamiento, la solicitud de precios de servicios adicionales, el sistema de pago (incluso se dispone de una moneda exclusiva), las instrucciones y recomendaciones, o el sistema de embarque para el desplazamiento al aeropuerto de Bruselas y los posteriores sistemas de transfer.
Otro de los elementos clave es el acondicionamiento del emplazamiento. En este caso, el evento se desarrolla en un enclave predeterminado y acondicionado de una edición a la siguiente. No obstante, para que todo funcione correctamente, es preciso comenzar con varios meses de antelación a revisar las instalaciones y realizar el mantenimiento oportuno. Por otra parte, resulta fundamental que el departamento de recursos humanos se encargue de reclutar personas para los diferentes servicios de comida, bebida, alojamiento, acondicionamiento de espacios, animadores, técnicos de sonido, personal de limpieza, personal de mantenimiento y, por supuesto, seguridad.
Los sistemas de transporte también son un aspecto clave. Normalmente, un 80% de personas acceden desde otros países, por lo que es preciso fletar vuelos desde diferentes partes del mundo. Habitualmente, el punto de reunión es Bruselas, donde los asistentes suelen pasar la noche el día de la llegada. Al día siguiente, los traslados suelen realizarse en un sistema combinado de tren y autobús hasta “dreamville”, el lugar dormitorio del evento. La planificación de los accesos también suele ser un aspecto esencial. Existe un porcentaje elevado de asistentes que disponen de acceso rápido por haber adquirido un “paquete completo” de asistencia al evento. Sin embargo, también existe un grupo nutrido de asistentes que lo hacen por cuenta propia, sólo para días puntuales y resulta crítica la disponibilidad de tornos y sistemas de acceso seguro, además de un sistema de alquiler de taquillas para depositar los elementos personales que no vayan a usarse en el recinto.
El sistema de señalización es otro aspecto importante para evitar confusiones. Las señales deben colocarse estratégicamente, ya que ayudan a tener una buena organización. Normalmente, resulta de gran ayuda disponer de puntos de información en varios idiomas.
El sistema de seguridad también es esencial. La disponibilidad de cámaras y personal de seguridad es fundamental para el desarrollo del evento. Los diferentes eventos que se producen dentro del recinto se encuentran permanentemente monitorizados mediante sistemas de grabación automáticos, realizándose un seguimiento en tiempo real por varias personas desde la sala de control. Por supuesto, previamente se han elaborado planes de evacuación para las diferentes áreas y las autoridades de la zona están en alerta para avisar a los diferentes servicios de protección civil para poner en marcha un protocolo de salvamento, evacuación u hospitalario en el supuesto de que fuese necesario. Lógicamente, existen simulacros de emergencia previamente ejecutados para garantizar su eficacia.
El último aspecto clave, aunque no menos importante, es la gestión de proveedores y el control presupuestario del evento. Como no puede ser de otro modo, cada actividad lleva aparejada unos recursos financieros y los correspondientes recursos humanos. Las partidas presupuestarias se han programado para cubrir los servicios y productos de los diferentes proveedores, los cuales han adquirido una serie de compromisos mediante contratación previa, en la que se ha descrito la forma de entrega, medio de pago, penalizaciones y logística inversa.
Incluso el seguimiento por parte de los medios de comunicación ha sido pactado previamente: entrevistas, material gráfico, material escrito, retransmisiones en directo o conexiones en streaming. La disponibilidad de conexiones electrónicas, fibra óptica, wifi o cobertura de telecomunicaciones es otro aspecto esencial en un evento que se sigue mundialmente durante todo el periodo de duración del mismo.
Sin duda, la logística de grandes eventos con afluencia masiva de personas resulta todo un reto para el staff al mando, cuya disponibilidad es continua antes, durante y después del evento. No debemos olvidar que una vez concluido, comienza la fase de postproducción del material audiovisual para la “aftermovie” que servirá de lanzamiento para la siguiente edición del año próximo.
Dedicado a todos los alumnos que estáis trabajando y/o disfrutando de Tomorrowland 2017. Feliz verano… os lo habéis ganado.
Sara
La verdad que la logística de este tipo de macro eventos es un reto, pero se debería de estudiar en todos los casos. No sucedió lo mismo para el Madcool celebrado en Valdebebas… Todo se planificó rápido y corriendo, y afectando a miles de vecinos y asistentes, pos su mala ejecución. Mucha teoría y poca práctica.
Adri
La verdad que una buena organización y seguridad en el evento es lo que hará que hablen bien o mal de este. Un festival increíble con mala organización o seguridad hará que lo único que se hable los días posteriores sea de los problemas que sufrieron los asistentes. No deben olvidar nunca los organizadores de eventos los aspectos más importantes para el asistente.
Muy buen post!